不管是應邀參加研讨會，還是爲了洽談具體(tǐ)的業務，商(shāng)務人士應事先與對方聯系，把活動的時間和地點約好，以便做好日程安排。另外(wài)如果與對方是初次接觸，那麽，讓對方在什麽地方接站，或者什麽時候登門拜訪對方，這些細節問題商(shāng)務人士都要事先考慮好。具體(tǐ)來說，在商(shāng)務旅行之前，要做好以下(xià)幾項工(gōng)作。
1.做好日程安排
是坐火(huǒ)車(chē)去(qù)還是乘飛機去(qù)？什麽時間出發最合适？除去(qù)參加研讨會（或洽談業務），還有沒有其他事要辦？還有沒有其他東西要準備？對于這
些問題，商(shāng)務人員(yuán)最好預先拟一(yī)個提綱，做好日程安排。安排日程的時候，在時間上一(yī)定要留有餘地，特别是第一(yī)次去(qù)的地方，更是如此。還應了解一(yī)下(xià)對方所在地的環境、氣候、街道等方面的情況，這些對安排日程表也有重要的參考作用。
2.預訂車(chē)票(piào)（或機票(piào)）
各公司對職員(yuán)的出差待遇都有不同的規定，比如，按規定飛機的頭等艙不是每個出差的人都能乘坐的，因此，商(shāng)務人員(yuán)在預訂車(chē)票(piào)和機票(piào)之前，一(yī)定要弄清自己出差時能享受哪一(yī)級的待遇。
在準備預訂車(chē)票(piào)（或機票(piào)）的時候，一(yī)定要査用最新的列車(chē)時刻表，因爲現在有許多季節性的或臨時性的車(chē)次，稍不留心，就會訂不上。
爲了預防意外(wài)，在日程表上要注明其他可行方案，這樣能根據實際情況，及時靈活地換乘其他交通工(gōng)具。
3.聯系住宿
如果去(qù)旅行的地方有子公司或自己的事務所的話(huà)，就請他們爲自己聯系安排住處。沒有的話(huà)，就請當地旅遊或交通部門介紹。沒有什麽特别的情況，就不要去(qù)找自己的客房或代理商(shāng)，因爲你一(yī)去(qù)找他們，他們就會熱情地邀請你們住到他們那裏去(qù)。
4.随身攜帶的用品
一(yī)般要随身攜帶下(xià)列用品：名片、資(zī)料、筆記本電(diàn)腦、活動日程表、地圖、交通圖、照相機、收錄機及一(yī)些備用品，如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等。但是，在準備這些東西時，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。随身攜帶的隻能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。
5.注意事項
（1）動身當天，要最後檢査一(yī)下(xià)火(huǒ)車(chē)或飛機的運行情況，特别是飛機因氣候不佳而誤點的情況經常發生(shēng)，因此，如果是乘飛機的話(huà)，一(yī)定要向飛機場方面詢問_下(xià)當天的航班情況。
（2）動身之前，一(yī)定要再仔細檢查一(yī)下(xià)是否有什麽東西忘記帶了，如果有，這時曲得及補上。
